VIDEOCONFERÊNCIA A TENDÊNCIA PARA ADVOCACIA: DICAS DE COMPORTAMENTO.

VÍDEO CHAMADAS E ADVOCACIA

A partir de março, os advogados e, de modo geral, os operadores de direito têm que adaptar a forma de trabalhar, seja realizando audiências, seja atendendo clientes. Em razão disso, aplicativos de celular para troca de mensagens instantâneas e de vídeo chamadas tornam-se mecanismos de auxílio para fluxo das atividades jurisdicionais.

Em abril, o Conselho Federal de Justiça (CNJ) editou normas para regulamentar as atividades prestadas aos jurisdicionados, como as audiências iniciais e as de instrução. De modo geral, o CNJ lançou um site para informas as medidas tomadas: https://www.cnj.jus.br/coronavirus/atos-normativos/ . E para realização de atos processuais, como as audiências fez a Resolução nº314 de 20 de abril de 2020.

Só que em relação as audiências de instrução, o CNJ informou que estas devem ter a concordância dos advogados. E é corretíssimo, visto que existem partes sem acessibilidade a internet ou com, mas sem qualquer conhecimento mínimo para utilizar o aparato tecnológico.

Assim como, o Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) também editou normas para regulamentar a realização das audiências telepresenciais. A partir disso, vários tribunais regionais editaram portarias e resoluções também para regulamentar estas atividades jurisdicionais. Na verdade, a direção do CSJT editou, no dia 17 de abril, o Ato Conjunto do CSJT que prorrogou, por tempo indeterminado as medidas de prevenção ao contágio pelo novo coronavírus e estabelece os prazos processuais para voltarem fluir normalmente a partir de maio.

Em decorrência disso, os atos processuais, de segundo e de primeiro grau, passaram a ser realizados por vídeo chamadas. As sustentações orais, a audiências de conciliação e até algumas audiências de instrução.

A princípio, a realização destes atos processuais por vídeo chamada não é novidade, pois em alguns pontos, o Novo Código de Processo Civil de 2015 (NCPC/15) autoriza a utilização destes mecanismos, já que alguns sujeitos do processo não se encontram mais na comarca do litígio.

Só que os mecanismos eram, antes da Pandemia, utilizados como exceção para prestação jurisdicional, não como a regra. Assim, o questionamento para os advogados e partes como se comportar nestes atos processuais virtuais, mas também de modo geral a reuniões, atendimento a clientes e orientações virtuais, inclusive.

Portanto, com base na experiência da advogada Clarissa Felipe Cid, será relatados atos que podem potencializar e que trazem, com certeza, qualidade para o momento de realizar audiências e atendimentos tele presenciais.

Assim, as dicas podem ser úteis para participar de audiências, reuniões e atendimentos individuais:

• Escolher um ambiente tranquilo, claro e confortável. O ambiente, de repente, pode ser um espaço dentro de casa ou até no escritório, neste último, deve- se ver a legislação local para ver a possibilidade de abertura.

• O ambiente para ter essa tranquilidade deve ser livre de ruídos, ou pelo menos, estes podem ser organizados para não ocorrer naquele momento. A sugestão é conversar com as pessoas que você reside para informar os horários e a sua agenda de atendimento e audiências. Quem sabe, antes de iniciar colocar uma placa para informar as pessoas, caso não more sozinha (o).

• O fundo deve ser neutro, isto é, evitar quadros, objetos ou cenas que possam tirar o foco da audiência, da reunião ou atendimento. Muitas pessoas têm usado como fundo, armários com livros, mas não é obrigatório. Uma parede de uma cor só, uma janela, algo que não retire o foco de outras pessoas.

• A Luz, de preferência, natural também ajuda. Mas caso não seja possível, buscar abajur de mesas que possam jogar luz para seu rosto, assim trazendo uniformidade pode ser de grande valia.

• Também deixe perto caderno, bloco ou papeis, como também canetas para realizar alguma anotação. Escrever algo, caso você precise retomar e não seja sua vez de falar.

• Quando for audiência é importante conversar com o cliente para saber se ele tem conhecimento mínimo técnico para entrar e utilizar a plataforma sugerida, como também a própria questão de acessibilidade.

• Ainda sobre audiência, caso o cliente informe que não conseguirá de modo nenhum. É importante ver que tipo de audiência será realizada. Sendo audiência de conciliação, deve-se olhar se a procuração concede poderes para realizar audiência de conciliação. Ademais, conversar para ver quais propostas possíveis ele ou ela gostaria de fazer ou concretizar.

• E ainda sobre audiência, sendo possível o cliente participar, pode-se marcar uma simulação para todos compreenderem a sistemática e ficarem tranquilos no dia do ato. Por exemplo, o TRT4º usa a plataforma google meet para realização dos atos. Assim, em um primeiro momento, as partes e os advogados ficam em uma sala de espera. Quando é o horário, a pessoa responsável pela sala encaminha novo código em que as partes e os advogados possam participar.

• E ainda sobre as audiências e o comportamento das partes. Na sala de espera, por ser de espera não há necessidade de deixar ligado a câmera e o microfone. Apenas quando solicitado. Já na audiência propriamente, você pode deixar ligado a câmera, mas o microfone desligado. Este sendo ligado tão somente para falar quando solicitado. Assim, evita-se ruídos desnecessários.

• Ao repassar o link para o cliente veja tudo certo, informe o link, a plataforma que será utilizada e, claro, data e horário da audiência. Veja com ele ou ela a possibilidade, quem poderá auxiliar e caso participe, convide-o/a para fazer uma simulação.

• Quanto a reunião ou atendimento as dicas quanto ambiente, barulho e luz são as mesmas. Deve existir um respeito com cliente. Veja com qual aplicativo ele quer utilizar, agendem um horário e realizem o atendimento ou reunião. Mas importante, se possível também deixe desabilitado o microfone quando não for sua vez de falar.

• Além desabilitar o microfone quando não estiver falando, espere a pessoa falar e estabelecer o raciocínio dela. Caso queira falar, não interrompa. Faça a anotação, caso necessário retome o ponto que acredita controvertido.

• Os trajes devem ser adequados a situação. Trajes utilizados antes da pandemia para o trabalho são os mais adequados.

• No mais tenha paciência, entenda que as pessoas podem não possuir acesso as tecnologias, como também não podem ter conhecimento sobre a matéria.

Ainda é tudo muito novo, embora fossem ferramentas que algumas pessoas já usassem para se comunicar, ainda é novo, já que se tornou uma ferramenta necessária para o cotidiano. E claro, a partir disso é necessário evitar a fadiga. E como se pode minimizar ou acabar com ela?

A primeira dica é evitar de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Quando você estiver em audiência, reunião ou em atendimento, procure se concentrar na atividade.

Caso haja várias reuniões, audiências e atendimento por dia, faça intervalos de cinco a dez minutos entre elas. Assim, fique longe da tela. Vá beber uma água, alongar as pernas e olhar até pela janela. E veja esta dica: Além disso, não tenha medo dentro das próprias reuniões de sugerir que a câmera seja desligada ou de minimizar a tela para se concentrar apenas nas vozes enquanto olha para o fundo vazio do computador. Tire um tempo para o seu cérebro descansar. (Por que as pessoas estão ficando cansadas após videoconferências? Por Carolina Fioratti).

Ademais, avalie se o atendimento ou a reunião deve ser realizada por videoconferência, pois, dependendo, do que for ser tratado um e-mail mais elaborado, uma mensagem ou uma ligação pode resolver. E por fim, com base no artigo da Carolina Fioratti: outra dica interessante é andar enquanto conversa em chamadas telefônicas, pois isso ativa a criatividade e auxilia na concentração.

FONTE DO TEXTO:

- Por que as pessoas estão ficando cansadas após videoconferências? As Chamadas por vídeos se tornaram rotina para os trabalhadores remotos, mas podem ser mais exaustivas do que reuniões presenciais. Entenda. Por Carolina Fioratti.

- Como funcionam os encontros virtuais do círculo